Rompiendo barreras: Cómo Zoom está reformulando las reuniones de las PYMES

En un mundo cada vez más globalizado y digital, las reuniones de negocios se han transformado radicalmente. Ya no estamos limitados por las barreras geográficas ni por la necesidad de reunirnos físicamente en una sala de conferencias.

Una de las herramientas que ha revolucionado la forma en que las PYMES llevan a cabo sus reuniones es Zoom.

En este artículo, exploraremos cómo Zoom ha roto las barreras tradicionales de las reuniones empresariales y ha proporcionado a las PYMES una plataforma flexible y eficiente para llevar a cabo sus interacciones.

¡Prepárate para romper barreras y aprovechar al máximo el poder de la videoconferencia con Zoom!

¿Qué es Zoom?

En los últimos años Zoom se ha convertido en una de las principales aplicaciones para realizar videoconferencias.

Es un servicio de videoconferencia basado en la nube que permite reunirse virtualmente con otras personas.

Ellos mismos se definen como “el líder en comunicaciones de video empresariales modernas, con una plataforma en la nube fácil y confiable para videoconferencia y audioconferencia, colaboración, chat y seminarios web en dispositivos móviles, computadoras de escritorio, teléfonos y sistemas de sala”.

¿Cómo funciona Zoom?

La manera de reunirse en Zoom se adapta totalmente a tus necesidades, puedes establecer reuniones vía audio, video o por ambas. También tiene una parte de chat en directo y permite grabar las reuniones para verlas después. A continuación, te explicamos algunas de las funciones más destacables que esta aplicación tiene.

Graba las reuniones que consideres importantes

La función de grabación de Zoom lo distingue de otros servicios de videoconferencias y es una herramienta extremadamente útil para las PYMES y otras organizaciones.

Permite crear un registro completo de las reuniones, lo que facilita el acceso a los detalles y las decisiones tomadas por si alguien no pudo asistir en tiempo real.

Además, las grabaciones te pueden resultar útiles a la hora de colaborar, revisar y analizar los puntos clave discutidos, las presentaciones y otro contenido relevante

Que permita grabar no implica que siempre se pueda hacer, es importante respetar las normas de privacidad y seguridad al grabar, puedes informar a los participantes de la intención de grabar y pedir su consentimiento, siempre garantizando un almacenamiento seguro de las grabaciones.

Programa de una forma muy cómoda tus reuniones

La programación de reuniones en Zoom es un proceso sencillo y eficiente que te permitirá planificar y organizar tus encuentros de manera conveniente.

A través de la plataforma, puedes establecer fechas y horarios específicos para las reuniones, así como enviar invitaciones a los participantes con todos los detalles necesarios.

Esto facilita la coordinación y garantiza que todos los involucrados estén informados y preparados para la reunión.

Además, Zoom ofrece la opción de configurar recordatorios automáticos que se envían a los participantes antes del inicio de la reunión. Esto hace que nadie se olvide y que todos estén puntualmente conectados en el momento acordado.

Administra los usuarios que quieres que accedan a la reunión

La programación de reuniones en Zoom también te permite establecer ajustes de seguridad, como contraseñas de acceso y salas de espera, lo que proporciona un mayor nivel de protección para garantizar que solo los participantes que desees puedan unirse a la reunión.

Como anfitrión, además puedes expulsar al resto de participantes de una reunión si así lo consideras.

Comparte tu pantalla en vivo

La función de pantalla compartida en Zoom es una herramienta poderosa que permite a los participantes compartir su pantalla de ordenador durante una reunión.

Esto facilita la colaboración y la presentación de información visual de manera efectiva. Al utilizar la pantalla compartida, quien presenta puede mostrar documentos, presentaciones, hojas de cálculo, imágenes y otros tipos de contenido directamente a los demás.

Podrás optar por compartir toda la pantalla, una ventana específica o incluso un área seleccionada.

Utiliza el chat en directo

Además de poder comunicarte de manera oral en las reuniones, también está la opción del chat.

Es una herramienta que consiste en un apartado de conversación en vivo donde puedes preguntar, responder dudas de manera general o incluso hablar con alguno de los participantes de panera privada.

Elige el plan de Zoom que mejor se adapte a ti

Como otras plataformas de reuniones online, Zoom ofrece distintos planes con diferentes funcionalidades que permite seleccionar aquel que mejor se ajuste a tus necesidades. A continuación, te nombramos los que existen actualmente.

Zoom libre

Es el plan gratuito. Permite celebrar un número ilimitado de reuniones, pero en las reuniones con más de dos usuarios solo permite una duración máxima de 40 minutos y las reuniones no se pueden grabar.

Zoom Pro

Es el plan de pago más barato. Te permite crear identificadores personales de reuniones que se realicen repetidamente, y permite grabar reuniones en la nube o en el dispositivo, aunque limita la duración a 24 horas.

Zoom Business

Como anfitrión podrás marcar reuniones de Zoom con URL de vanidad, una dirección personalizada que proporcionan las redes sociales y que es corta y sencilla de aprender, y ofrece transcripciones de reuniones de Zoom grabadas en la nube, así como un servicio de atención al cliente dedicado.

Zoom Enterprise

Va dirigido a ti si eres una empresa con más de 1.000 empleados. Ofrece almacenamiento ilimitado en la nube para grabaciones, un gestor de éxito de clientes y descuentos en seminarios web y salas de Zoom.

Zoom Room

Este plan se utiliza para configurar salas de Zoom. Requieren el pago de la suscripción del anfitrión y de la suscripción a la sala de los usuarios.

Como vemos, Zoom ha impulsado la colaboración en tiempo real, la toma de decisiones ágil y la optimización de los recursos empresariales.

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